Menurut Sutabri (2012 : 115) menyimpulkan bahwa “Sistem analis dapat mendesain model dari sistem informasi yang diusulkan dalam bentuk logical model. Media tools system merupakan alat yang dapat digunakan untuk menggambarkan bentuk logical model dari suatu sistem, dimana simbol-simbol, lambang-lambang dan diagram-diagram menunjukan secara tepat arti fisiknya”. Adapun tools system yang dimaksud untuk merancang model sistem yang baru, contohnya seperti : Diagram Alir Data (DAD), Kamus Data (KD).
2.1. Diagram Alir Data (DAD)
Diagram Alir Data Menurut Kendall (2010 : 263) adalah “Proses-proses serta aliran data dalam suatu sistem bisnis. Menggambarkan pandangan sejauh mungkin mengenai masukan, proses dan keluaran sistem yang berhubungan dengan masukan proses dan keluaran”.
1. Konsep Dasar Diagram Alir Data (DAD)
Diagaram Alir Data merupakan alat yang dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur dan jelas, lebih lanjut tentang diagram yang biasa juga disebut Data Flow Diagram juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.
2. Simbol-Simbol Dalam DAD
Simbol-simbol yang digunakan pada diagram alir data adalah sebagai berikut:
a. Lingkaran Luar (External Entity)
Adalah symbol yang berbentuk kotak rangkap yang digunakan untuk menggambarkan External Entity, yang dapat mengirim data atau menerima data dari sistem. dapat berupa orang atau organisasi atau sistem lainnya yang memberikan input atau output dari sistem.
b. Proses (Process)
Adalah simbol yang berbentuk bujur sangkar sudut membulat yang digunakan untuk memproses pengolahan data atau transportasi data yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.
c. Alir Data (Data Flow)
Adalah simbol yang berbentuk anak panah yang digunakan untuk arah dari proses sistem. Data flow ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau informasi dari suatu bagian ke bagian lainnya. Data flow ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Selain menunjukkan arah alir data, data flow ini perlu diberikan nama sesuai dengan data atau informasi yang dimaksud.
d. Simpanan Data (Data Store)
Adalah simbol yang berbentuk persegi panjang tidak sempurna, yang digunakan untuk pengarsipan atau penyimpanan data. Data Store ini biasanya berkaitan dengan penyimpanan serta komputerisasi, contohnya pita magnetic, file disket, dan file harddisk. Data Store ini juga berkaitan dengan penyimpanan folder.
3. Aturan Main DAD
Bentuk rambu-rambu atau aturan main yang baku dan berlaku dalam penggunaan data flow diagram untuk membuat model sistem adalah sebagai berikut:
a. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan external entity lainnya secara langsung.
b. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan data store yang satu dengan data store yang lainnya secara langsung.
c. Didalam data flow diagram tidak boleh atau tidak diperkenankan menghubungkan data store dengan external entity secara langsung.
d. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang keluar.
e. Aliran data tidak boleh terbelah menjadi dua atau lebih aliran data yang berbeda.
4. Tahapan Proses Pembuatan Diagram Alir Data
Menurut Kendall (2010 : 266) menyatakan bahwa langkah-langkah dalam membuat diagram alir data dapat dibagi menjadi 3 (tiga) tahapan yaitu sebagai berikut:
a. Diagram Konteks (context diagram)
Dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut menggambarkan sistem secara umum dari keseluruhan sistem yang ada.
b. Diagram Nol (Zero Diagram)
Dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada dalam diagram konteks, yang penjabarannya lebih terperinci.
c. Diagram Detail (Detail Diagram)
Dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail dari tahapan proses yang didalam diagram nol.
2.2. Kamus Data/ Data Dictionary (DD)
1. Pengertian Kamus Data
Kamus data disebut juga dengan istilah sistem data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis.
Dengan kamus data sistem analisis dapat mendefinisikan data yang mengalir pada sistem dengan lengkap juga dapat menjelaskan lebih detail lagi tentang data flow diagram yang mencakup process, data flow dan data store.
Fungsi dari kamus data adalah sebagai suatu katalog yang menjelaskan lebih detail tentang DAD yang mencakup process, data flow dan data store. Selain itu juga untuk menghindari pengunaan kata-kata yang sama, karena kamus data disusun secara abjad.
Adapun kegunaan dari kamus data adalah :
a. Mempalidasi diagram alir data dalam hal kelengkapan dan keakuratan.
b. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan-laporan.
c. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file.
d. Mengembangkan logika untuk proses-proses DAD (Diagram Alir Data).
2. Parameter Kamus Data
Isi kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatat. Maka data harus memuat hal-hal sebagai berikut :
a. Nama Arus Data.
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di data flow diagram, maka nama arus data juga harus dicatat di kamus data, sehingga mereka yang membaca data flow diagram dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di data flow diagramdapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.
b. Alias.
Alias atau nama lain dari data yang dituliskan karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lainnya.
c. Tipe Data atau Bentuk Data.
Data yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya dalam bentuk dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan computer, laporan terarah, tampilan layar di monitor, variabel, parameter dan field-field adalah bentuk data dari arus data yang mengalir yang perlu dicatat di kamus data.
d. Arus Data.
Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan mencari arus data di dalam data flow diagram.
e. Penjelasan.
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.
f. Periode.
Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode ini perlu dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk mendefisinikan kapan input data harus dimasukkan ke dalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
g. Volume.
Volume yang perlu dicatat di dalam kamus data adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu, sedangkan volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak.
h. Struktur Data.
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.
3. Notasi Kamus Data.
Kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti dari simbol-simbol yang dijelaskan, yang disebut notasi. Notasi yang digunakan dibagi menjadi dua macam yaitu:
a. Notasi Tipe Data.
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output, notasi yang umum digunakan antara lain:
Tabel II.1
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output, notasi yang umum digunakan antara lain:
Tabel II.1
Notasi Tipe Data dalam Kamus Data
|
NOTASI |
KETERANGAN |
|
X |
Setiap
Karakter |
|
9 |
Angka Numeric |
|
A |
Karakter Alphabet |
|
Z |
Angka
nol ditampilkan sebagai spasi kosong |
|
. |
Titik,
sebagai pemisah ribuan |
|
, |
Koma,
sebagai pemisah pecahan |
|
- |
Hypen, sebagai tanda penghubung |
|
/ |
Slash, sebagai tanda pembagi |
b. Notasi Struktur Data
Struktur dari data terdiri dari elemen-elemen data yang disebut dengan item data, sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan dengan menyebutkan nama dari item-item datanya. Juga masih diperlukan informasi lainnya misalnya informasi tentang apakah item data tersebut pasti ada atau hanya bersifat dapat ada dan dapat tidak ada. Untuk menunjukkan informasi-informasi tambahan ini di kamus data dipergunakan notasi-notasi sebagai berikut :
Tabel II.2
Struktur dari data terdiri dari elemen-elemen data yang disebut dengan item data, sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan dengan menyebutkan nama dari item-item datanya. Juga masih diperlukan informasi lainnya misalnya informasi tentang apakah item data tersebut pasti ada atau hanya bersifat dapat ada dan dapat tidak ada. Untuk menunjukkan informasi-informasi tambahan ini di kamus data dipergunakan notasi-notasi sebagai berikut :
Tabel II.2
Notasi Struktur Data dalam Kamus Data
|
SIMBOL |
ARTI |
|
= |
Terdiri
dari |
|
+ |
Dan |
|
( ) |
Boleh
ada boleh tidak |
|
* |
Keterangan,
setelah tanda ini adalah komentar |
|
{ } |
Iterasi
atau perulangan |
|
[ ] |
Pilih
salah satu |
|
| |
Pemisah
pilihan didalam tanda [ ] |
|
@ |
Petunjuk
(Key Field) |
Sumber : Menurut Kendall & Kendall (2010 : 333)
